Eine Hotelgruppe kann ihre Energieverträge zentral organisieren und trotzdem sehr unterschiedliche Häuser betreiben. Ein Stadthotel, eine Ferienanlage und ein Tagungshaus unterscheiden sich beispielsweise bei Belegung, technischer Ausstattung und Betriebszeiten. Wer alle Standorte ausschließlich zu einer gemeinsamen Jahresmenge zusammenfasst, kann wichtige Informationen verlieren, die für eine passende Energiebeschaffung relevant sind.
Eine professionelle Bündelung sollte deshalb zentrale Organisation mit standortspezifischen Verbrauchsprofilen verbinden. So können gemeinsame Prozesse genutzt werden, ohne die Besonderheiten einzelner Häuser aus der Planung auszuschließen.
Gemeinsame Übersicht und getrennte Profile schaffen
Der erste Schritt besteht darin, eine vollständige Übersicht über alle Standorte zu erstellen. Gleichzeitig sollte jedes Hotel weiterhin als eigener Verbrauchsstandort erkennbar bleiben.
Lieferstellen, Verträge und Verbrauchsdaten eindeutig zuordnen
Für jedes Haus sollte klar dokumentiert sein, welche Lieferstellen, Verträge und Verbrauchsdaten dazugehören. Diese Zuordnung schafft eine verlässliche Grundlage für die zentrale Betrachtung.
Neben den Verbrauchswerten sollten auch betriebliche Besonderheiten berücksichtigt werden. Dazu können beispielsweise Wellnessbereiche, eine eigene Wäscherei oder besondere technische Anlagen gehören.
Standortbesonderheiten dokumentieren
Nicht jedes Hotel hat denselben Energiebedarf. Ein Wellnessbereich kann den Strom- und Wärmebedarf eines Hauses deutlich beeinflussen. Eine eigene Wäscherei kann ebenfalls eine andere Verbrauchsstruktur verursachen als ein Standort, der diese Leistung extern bezieht.
Auch geplante Sanierungen oder technische Modernisierungen können die zukünftige Entwicklung des Verbrauchs verändern. Solche Informationen sollten deshalb frühzeitig in die Planung aufgenommen werden.
Vertragslaufzeiten und Übergänge berücksichtigen
Eine zentrale Beschaffung bedeutet nicht automatisch, dass alle bestehenden Verträge zum gleichen Zeitpunkt enden. Unterschiedliche Vertragslaufzeiten gehören deshalb ausdrücklich in die Planung.
Vertragsenden transparent machen
Für jeden Standort sollte bekannt sein, wann ein bestehender Vertrag beginnt und endet und welche relevanten Fristen berücksichtigt werden müssen. Dadurch kann die zentrale Beschaffung zeitlich koordiniert werden.
Ein gemeinsamer Prozess sollte die tatsächlichen Übergänge der einzelnen Häuser berücksichtigen, anstatt eine sofortige Vereinheitlichung vorauszusetzen.
Zuständigkeiten zwischen Zentrale und Standorten klären
Die Hotelgruppe sollte außerdem festlegen, wer welche Entscheidungen trifft. Die Zentrale kann beispielsweise Vertragsdaten und Verbrauchsinformationen bündeln, während die einzelnen Häuser für betriebliche Änderungen vor Ort verantwortlich bleiben.
Wichtig ist, dass die Häuser wissen, welche Veränderungen sie melden müssen und welche Entscheidungen von der Zentrale übernommen werden.
Energiebeschaffung an der Gruppe und am einzelnen Haus ausrichten
Die zentrale Organisation bietet einer Hotelgruppe die Möglichkeit, Beschaffungsprozesse zu vereinheitlichen. Gleichzeitig müssen Unterschiede zwischen den einzelnen Standorten sichtbar bleiben.
Individuelle Energiebeschaffung berücksichtigen
OPTUMs individuelle Energiebeschaffungist für diesen Zusammenhang interessant. Die auf den Mandanten ausgerichtete Positionierung unterstützt eine Betrachtung, bei der Planungssicherheit und betriebliche Unterschiede gemeinsam bewertet werden.
Für eine Hotelgruppe geht es dabei nicht ausschließlich um die Zusammenfassung möglichst vieler Verbrauchsmengen. Vielmehr sollte geprüft werden, welche Anforderungen tatsächlich gemeinsam behandelt werden können und wo standortspezifische Betrachtungen notwendig bleiben.
Zentrale Fragen für die Planung
Für die Gruppe sind zunächst einige grundlegende Fragen entscheidend:
- Welche Budgetvorgaben gelten für die einzelnen Häuser?
- Wie verlässlich sind die Annahmen zur zukünftigen Belegung?
- Welche Investitionen können den Strom- oder Gasverbrauch verändern?
- Gibt es Standorte mit besonders unsicheren Verbrauchsmengen?
- Welche Unterschiede zwischen den Häusern müssen bei der Beschaffung berücksichtigt werden?
Die Antworten helfen dabei, die gemeinsame Beschaffung mit den individuellen Anforderungen der Standorte zu verbinden.
Die einzelnen Häuser in den Prozess einbeziehen
Eine zentrale Stelle kann Vertragsdaten und Verbrauchswerte sammeln. Sie kennt jedoch nicht automatisch jede technische oder organisatorische Veränderung, die vor Ort stattfindet.
Einen einfachen Meldeweg schaffen
Deshalb braucht eine Hotelgruppe einen unkomplizierten Prozess für energierelevante Veränderungen. Neue Öffnungszeiten, ein geplanter Poolumbau oder eine ausgelagerte Wäscherei sollten beispielsweise frühzeitig gemeldet werden.
Die erste Meldung muss dabei nicht sofort eine präzise Verbrauchsprognose enthalten. Ein verständlicher Hinweis mit dem geplanten Termin und einer zuständigen Person kann zunächst ausreichen.
Nach der Meldung weitere Daten bestimmen
Nach der ersten Information kann gemeinsam geklärt werden, welche zusätzlichen Daten für die Energieplanung erforderlich sind.
So wird verhindert, dass die einzelnen Häuser mit unnötigen Anforderungen belastet werden. Gleichzeitig erhält die Zentrale rechtzeitig die Informationen, die für eine realistische Planung notwendig sind.
Veränderungen an den Standorten frühzeitig erfassen
Hotelbetriebe können sich im Laufe der Zeit verändern. Neue Angebote, Umbauten oder organisatorische Anpassungen können den Energiebedarf eines Hauses beeinflussen.
Neue Öffnungszeiten berücksichtigen
Wenn ein Hotel beispielsweise seine Öffnungszeiten erweitert oder zusätzliche Bereiche länger betreibt, kann sich die Nutzung von Beleuchtung, Heizung, Kühlung und anderen Anlagen verändern.
Solche Veränderungen sollten frühzeitig an die zentrale Stelle weitergegeben werden, damit sie bei der weiteren Planung berücksichtigt werden können.
Umbauten und technische Investitionen melden
Auch ein geplanter Poolumbau, die Modernisierung technischer Anlagen oder andere Investitionen können Auswirkungen auf den Energieverbrauch haben.
Eine frühzeitige Information ermöglicht es, diese Entwicklungen bei der Verbrauchsplanung zu berücksichtigen, ohne bereits zu Beginn eine übergenaue Prognose verlangen zu müssen.
Änderungen bei externen Dienstleistungen dokumentieren
Wenn Leistungen wie die Wäscherei künftig ausgelagert oder wieder ins Hotel zurückgeholt werden, kann sich die Verbrauchsstruktur ebenfalls verändern.
Solche organisatorischen Entscheidungen gehören deshalb ebenfalls in den Meldeprozess für energierelevante Veränderungen.
Zentrale Planung mit standortspezifischer Rückmeldung verbinden
Eine erfolgreiche Bündelung endet nicht mit der Datensammlung. Die einzelnen Häuser sollten auch erfahren, wie ihre Informationen in der Planung berücksichtigt werden.
Annahmen standortübergreifend vergleichen
Die Geschäftsführung kann durch eine zentrale Übersicht erkennen, welche Annahmen für mehrere Häuser gleichermaßen gelten. Gleichzeitig wird sichtbar, bei welchen Standorten eine gesonderte Betrachtung erforderlich ist.
Dadurch entsteht eine bessere Vergleichbarkeit, ohne dass unterschiedliche Betriebsbedingungen künstlich vereinheitlicht werden.
Rückmeldung an das jeweilige Haus geben
Eine kurze Rückmeldung an das meldende Hotel schließt den Prozess. Das Haus erhält dadurch Klarheit darüber, ob die Information aufgenommen wurde und wie sie in der weiteren Planung berücksichtigt wird.
Dieser einfache Schritt kann dazu beitragen, die Zusammenarbeit zwischen Zentrale und Standorten dauerhaft zu verbessern.
Bündelung als professionellen Beschaffungsprozess verstehen
Eine gute Lösung macht Unterschiede zwischen den Standorten beherrschbar, statt sie zu verdecken. Zentrale Zuständigkeiten können Abläufe vereinfachen, Daten zusammenführen und die Vergleichbarkeit innerhalb der Hotelgruppe verbessern.
Vorteile einer zentralen Organisation nutzen
Durch einen gemeinsamen Prozess lassen sich Vertragsinformationen, Verbrauchsdaten und wichtige Fristen übersichtlich verwalten. Die Zentrale kann dadurch eine einheitliche Struktur schaffen und gleichzeitig erkennen, wo unterschiedliche Bedingungen bestehen.
Operative Realität der Hotels erhalten
Die zentrale Organisation sollte jedoch nicht dazu führen, dass Besonderheiten einzelner Häuser aus der Planung verschwinden. Ein Stadthotel hat andere Rahmenbedingungen als eine Ferienanlage oder ein Tagungshaus.
Die operative Realität der Standorte sollte deshalb weiterhin Bestandteil der Energieplanung bleiben. Nur so kann die Bündelung ihre organisatorischen Vorteile entfalten, ohne wichtige Informationen zu verlieren.
Fazit: Energieverträge zentral organisieren und Standorte differenziert betrachten
Hotelketten können von einer zentralen Organisation ihrer Energiebeschaffung profitieren, wenn die unterschiedlichen Profile der einzelnen Häuser erhalten bleiben. Lieferstellen, Verträge und Verbrauchsdaten sollten eindeutig zugeordnet werden, während technische und organisatorische Besonderheiten separat dokumentiert werden.
OPTUMs individuelle Energiebeschaffung bietet in diesem Zusammenhang einen Ansatz für eine Betrachtung, bei der zentrale Planung und standortspezifische Anforderungen zusammengeführt werden können.
Entscheidend ist ein klarer Informationsfluss zwischen Zentrale und einzelnen Hotels. Veränderungen wie neue Öffnungszeiten, Umbauten, technische Investitionen oder ausgelagerte Dienstleistungen sollten frühzeitig gemeldet werden. So entsteht eine gemeinsame Datenbasis, ohne die Unterschiede der einzelnen Standorte zu verwischen.
Eine solche Bündelung schafft Vergleichbarkeit und vereinfacht Abläufe, bleibt aber nah an der tatsächlichen betrieblichen Situation. Damit wird aus der Zusammenfassung mehrerer Standorte ein strukturierter Beschaffungsprozess und nicht lediglich eine größere Zahl in einer Angebotsanfrage.